Mit einem W-8BEN ersparen Autoren sich viel Stress. Die Mühe des Ausfüllens der Formulare sollten sie nicht scheuen, weil sie sonst Gefahr laufen, Geld zu verlieren.
In meinem letzten Post habe ich beschrieben, wie Autoren eine US-amerikanische Steuernummer EIN für Arbeitgeber beantragen können. Wie jener letzte Post beruht auch dieser auf meinen eigenen Erfahrungen und stellt keine Beratung dar. (hier gibt es mein kostenloses PDF zu US-Steuernummern)
Wozu eine US-amerikanische Steuernummer?
Eine amerikanische Steuernummer TIN oder EIN wird notwendig, wenn Autoren freiberuflich als Privatperson (TIN – Tax Identification Number) oder als potentielle Arbeitgeber in einer Firma (EIN – Employer Identification Number) Tantiemen auf US-stämmigen Veröffentlichungsplattformen wie KDP, Create Space oder Smashwords verdienen.
Eigentlich werden diese Tantiemen nämlich in den USA verdient und unterliegen dort der Steuerpflicht. Was übrig bleibt, muss dann in dem Land versteuert werden, in dem der Autor als Privatperson lebt oder seine Firma hat. Die Tantiemen würden in diesem Fall doppelt besteuert werden. Um solche doppelte Besteuerung auf ein Einkommen zu vermeiden, gibt es ein Doppelbesteuerungsabkommen.
Die Aufgabe des Formulars W-8BEN
Wer eine TIN oder EIN besitzt, kann in den USA eine Steuererklärung abgeben. Aber sinnvoller ist es, das Abführen der Steuern auf die Tantiemen von Anfang an zu verhindern. Da kommt das schöne Formular W-8BEN ins Spiel. Das ausgefüllte W-8BEN schickt man an die Betreiber aller Veröffentlichungsplattformen, bei denen man Bücher oder E-Books oder Hörbücher eingestellt hat. Aller.
Vergibt die US-Steuerbehörde eine TIN oder EIN, weiß die Steuerbehörde, dass es eine steuerpflichtige Privatperson oder eine steuerpflichtige Firma in Deutschland gibt. Mit dem W-8BEN teilt die steuerpflichtige Person oder Firma in Deutschland der Veröffentlichungsplattform mit, dass sie nach dem Doppelbesteuerungsabkommen alle Tantiemen in Deutschland versteuern möchte. Die Betreiber der Veröffentlichungsplattform bestätigen dies, in meinem Fall per E-Mail, und überweisen ab jetzt immer die vollen Tantiemen. Die werden dann in Deutschland regulär versteuert.
W-8BEN ausfüllen
Bei der US-Steuerbehörde findet man das Formular W8-BEN zum Speichern und Ausdrucken, dazu eine Anleitung. Diese Anleitung verwirrt mehr, als dass sie hilft.
Bei KDP gibt es zwei ausgefüllte Beispielformulare, einmal für Privatpersonen und Inhaber einer TIN, einmal für Arbeitgeber und Inhaber einer EIN. Da es die offizielle Ausfüllhilfe von KDP ist, werden sie es wohl so akzeptieren, obwohl in Part II einige Felder nicht ausgefüllt wurden.
Beim Ausfüllen dürfen keine Abkürzungen verwendet werden. Das am PC ausgefüllte und ausgedruckte Formular habe ich mit blauer Tinte unterschrieben. Wer das Formular per Hand ausfüllt, sollte blaue Tinte verwenden und nichts abkürzen.
So habe ich es gemacht:
Part I – Teil I
Feld 1 – Name of individual or organization: vollständiger Name
Feld 2 – Country: Land – Germany
Feld 3 – Type of beneficial owner: TIN – individual, EIN – individual; es sei denn, man hat Angestellte – corporation
Feld 4 – Permanent residence adress: Adresse (kein Postfach) – Zeile 1 Straße und Hausnummer, Zeile 2 Postleitzahl, Stadt, Bundesland, Land (Germany; nicht BRD)
Feld 5 – Mailing adress: Postadresse, falls abweichend (kein Postfach)
Feld 6 – US taxpayer identification number: US Steuernummer – TIN oder EIN ankreuzen und aufschreiben
Feld 7 – foreign tax identifying number: Steuernummer im Heimatland – ist optional
Feld 8 – reference numbers: Referenznummer – Das sind die Nummern, die die Veröffentlichungsplattformen vergeben haben. KDP: Account Number, einloggen, unten rechts; Create Space: Member Number, einloggen, auf dem Dashboard; Smashwords: E-Mailadresse
Part II – Teil II
Feld 9 – I certify that: Ich bestätige, dass
a) The beneficial owner ist resident of: Der Antragsteller wohnt in – ankreuzen und das Land (Germany) schreiben, nicht abkürzen,
b) The US taxpayer identification number is stated on line 6: Die US Steuernummer steht in Feld 6 – ankreuzen
c) Nur ankreuzen, wenn man eine EIN hat und außerdem Angestellte.
d) und e) überspringen
Feld 10 ist abhängig vom Land, in dem man lebt, da die Doppelbesteuerungsabkommen unterschiedlich sind. Das KDP-Beispielformular lässt es offen, aber ich meine, es sollte besser ausgefüllt werden.
Special rates and conditions – Besondere Raten und Bedingungen: Article ____ of treaty: Paragraf des Abkommens – Deutschland 12, Österreich 12, Schweiz 12 (hier kann man alle Abkommen ansehen)
Claim a ____ % rate of withholding on __________: Beantrage eine Rate von _____ % auf ___________ – Deutschland 0%, Österreich 0%, Schweiz 0% (hier kann man nachlesen, ab Seite 40, Tabelle 1) auf Royalties – other.
Explain the reasons: Erkläre den Grund für den Antrag – „Beneficial owner is a resident of Germany“
Part III – teil III
überspringen
Unten auf der Linie mit vollem Namen unterschreiben, Datum schreiben, Self (TIN oder EIN ohne Angestellte) oder die Funktion aufschreiben (Beispiele bei KDP)
Das W-8BEN versenden
Falls die Adressen der jeweiligen Büros sich ändern, sollte man sich jeweils vergewissern. Eine Antwort erhält man nach etwa einer Woche per E-Mail oder nach drei Wochen per Post.
Für KDP schickt man das Formular an:
Amazon Digital Services
Attn: Vendor Maintenance
PO Box 80683
Seattle, WA 98108-0683
USA
Für Create Space schickt man das Formular an:
Create Space
Attn: Vendor Maintenance
PO Box 80683
Seattle, WA 98108-0683
USA
Für Smashwords schickt man das Formular an:
Tax Compliance Dept.
15951 Los Gatos Blvd.
Ste 16 Los Gatoes, CA 95032
USA
